電話の受け方

電話の受け方

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ビジネスでは、かかってきた電話は会社の代表として出ていることを忘れずに、ていねいな言葉使いで迅速に対応します。

 

忙しいからと電話に出ないのは大変失礼なことです。待たせすぎないように積極的にとりましょう。

 

電話の基本的な受け方を説明します。

 

 

ここに注意!
・かかってきた電話に「もしもし」は不要
・社名を名乗る
・呼び出し音3回以内に出る

 

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電話がかかったら3コール以内に電話に出る

電話をとり名乗ります。目安は2コール以内です。
「はい、○○(社名)でございます。
午前11時頃までは「おはようございます」の挨拶も添えましょう。
3回以降は「お待たせしました」、5回以上の場合は「大変お待たせしました」とお詫びの言葉を忘れないように。
      

相手が名乗ったら復唱する

相手の名前を復唱しながらあいさつをします。
「○○様、いつもお世話になっております」
名前を聞き取れなかった場合はもう一度名前を尋ねます。
「恐れ入ります、もう一度お名前をお願いできますでしょうか」
      

迅速に取り次ぐ

取り次ぐ相手を確認し、電話を保留して取次ぎます。
自社の人間の呼び名には敬称はつけません。
「課長の○○でございますね。少々、お待ちください」
      

指名された人がすぐに出られないときは

取り次ぐ相手が電話中などですぐに出られないときは折り返し電話をするか、伝言を残すか提案します
「あいにく○○は別の電話に出ております。終わりましたら折り返しお電話を差し上げるようにいたしましょうか」
「少し時間がかかりそうなのですが、よろしければ伝言を承りましょうか」

 

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